Kaartverkoop via het Utrechts Uitburo
Sinds medio 2009 is het mogelijk om via het Utrechts Uitburo kaarten te verkopen voor evenementen in de stad Utrecht. In samenwerking met Ticketing aanbieder ActiveTickets heeft het Uitburo een systeem ontwikkeld waarmee het mogelijk is om online e‐Tickets te verkopen, waarbij de bezoeker thuis de kaarten uit kan printen, of om op locatie fysieke tickets te verkopen. Hieronder volgt een korte samenvatting over de gang van zaken rond kaartverkoop via het Utrechts Uitburo.
Werkwijze
Wanneer je als organisatie besluit om kaartverkoop via het systeem van het Utrechts Uitburo te laten lopen kan dat op verschillende manieren, maar bij iedere variant zijn er altijd twee verkoopkanalen:
* De fysieke kaartverkoop via de balie in de UitShop
* Online verkoop via de website van het Utrechts Uitburo: utrechtsuitburo.activetickets.com
Daarnaast zijn er natuurlijk uitbreidingen mogelijk, waarbij het bijvoorbeeld mogelijk is om extra verkooppunten te creeëren, zowel online als fysiek. Deze uitbreidingen zijn dan vooral van toepassing op de grotere festivals of langdurige klanten die bijvoorbeeld de kaartverkoopmodules willen integreren in hun eigen websites.
e‐Ticketing
Het online verkoopgedeelte is gebaseerd op het homeprinting‐principe: bezoekers kiezen welke kaarten ze willen kopen op de website en rekenen via iDeal of CreditCard hun bestelling af. Enkele seconden later ontvangen ze een email met daarin de door hun bestelde e‐Tickets als een PDF‐bestand in de bijlage. Iedere A4 staat dan voor 1 ticket en op ieder ticket is een unieke barcode afgedrukt. In de begeleidende email wordt uitgelegd hoe men de tickets uit kan printen, hiervoor is namelijk een gratis maar wijdbekend programma nodig: Adobe Acrobat Reader. Eenmaal uitgeprint neemt de bezoeker de e‐Tickets mee naar de voorstelling of het evenement, waar ze gescand worden. Bij kleine zalen is het ook mogelijk om met bezoekerslijsten te werken om zo kosten laag te houden. Het Utrechts Uitburo beschikt ook over een viertal scanners de al dan niet kostenloos uit kunnen worden geleend aan organisaties en festivals die werken met het systeem van het Uitburo.
Balieverkoop
Naast de online verkoop biedt het Utrechts Uitburo ook de mogelijkheid om kaarten te verkopen via de balie in de UitShop. De kaarten die dan verkocht worden zijn BOCA kaarten (6 x 3,25 inch), waarop ook een barcode staat. Ook deze kaarten kunnen dus gescand worden. In principe worden er voor ieder project ook kaarten via de balie van de UitShop verkocht, vooral als service voor mensen die om welke reden dan ook hun kaarten niet via internet kunnen kopen. Tijdens festivaldagen is het natuurlijk ook mogelijk om meerdere kassa’s te installeren op meerdere locaties. Dit gaat altijd in overleg met het Uitburo en ActiveTickets.
Afhandeling
Aan het einde van het festival of aan het einde van een bepaalde periode (indien kaartverkoop doorlopend is) maakt het Utrechts Uitburo de balans op, en aan de hand van de verkoopcijfers die door het systeem gegenereerd worden, wordt er een credit factuur opgesteld en verstuurd. Enkele dagen later zal de gemaakte omzet uit kaartverkoop dan worden overgemaakt.
Kosten
Omdat het aanbieden van online kaartverkoop automatisch kosten met zich meebrengt, worden deze deels doorberekend aan de koper. Daarom is besloten om per kaartje € 1,‐ aan transactiekosten te rekenen, met een maximum van € 6,‐ per transactie. Voorlopig gaat het kopen van een kaartje aan de balie in de UitShop nog zonder transactiekosten. Naast de transactiekosten die door worden berekend aan de koper, zijn er ook nog kosten voor andere zaken. Hierover is meer terug te lezen in het onderstaande document Kosten kaartverkoop UUB. Ook zijn er verschillen tussen leden van het Utrechts Uitburo en niet‐leden.
Contact
Uiteraard zijn er vele varianten en uitbreidingen mogelijk ten aanzien van de mogelijkheden die er nu zijn. Hieraan zijn over het algemeen wel extra kosten aan verbonden. Wil je meer weten over kaartverkoop via het Utrechts Uitburo of een passend advies op je eigen situatie? Neem dan contact op met Ilse Rombout:
ilse@cultuurpromotieutrecht.nl
tel. 030 2323080